MX có thể viết bản nháp AI cho mỗi đánh giá mới và quyết định bước tiếp theo: giữ làm bản nháp, gửi duyệt, hoặc duyệt và gửi luôn. Các quy tắc nằm ở Settings → Automations và áp dụng cho mọi địa điểm trong công ty. Owner hoặc Admin thay đổi được các quy tắc này; các vai trò khác chỉ xem được.
Chọn quy tắc trả lời
-
Mở Settings → Automations. Phần tóm tắt Applied rules cho biết các quy tắc đang áp dụng, hoặc hiện Not set up.
-
Trong Automation rules, chọn một Preset. Các preset có sẵn là Full automation, Always require approval và Auto reply only; preset do đội của bạn lưu nằm trong mục Custom.
1: Preset. 2: Applied rulesDữ liệu minh họa -
Điều chỉnh các dòng trong Review reply automation nếu cần:
- Draft replies: bật hoặc tắt. Khi bật, MX tạo bản nháp AI cho mỗi đánh giá mới đủ điều kiện.
- Submit AI drafts for approval: mọi đánh giá (1–5★), chỉ đánh giá tích cực (4–5★) hoặc tắt. Quy tắc này chỉ áp dụng cho bản nháp AI chưa ai sửa.
- Approve & send automatically: mọi đánh giá, chỉ đánh giá tích cực hoặc tắt. Khi bật, Reply source quy định quy tắc chỉ áp dụng cho bản nháp AI chưa ai sửa, hay cả câu trả lời do thành viên gửi duyệt.
Dữ liệu minh họa -
Xem danh sách Changes to apply, rồi chọn Apply. Để dùng lại bộ quy tắc này sau, chọn Save as new preset, đặt tên và lưu.
MX xét Approve & send automatically trước. Câu trả lời nào đủ điều kiện ở đó sẽ được gửi ngay; mọi câu trả lời khác chờ người xử lý.
Tìm câu trả lời tự động trong Inbox
- Chỉ bật Draft replies: bản nháp AI chờ ở tab Draft để Owner sửa và gửi.
- Submit AI drafts for approval: các bản nháp đó chờ ở Awaiting approval để Owner, Admin hoặc Approver quyết định. Trong Approvals, chúng nằm ở các lô riêng, tách khỏi câu trả lời do thành viên gửi duyệt.
- Approve & send automatically: các câu trả lời đó chuyển thẳng sang In progress, rồi Replied.
MX chỉ soạn cho đánh giá chưa có câu trả lời trên Google, chưa có bản nháp và không có câu trả lời nào đang chờ duyệt. MX không bao giờ ghi đè bản nháp do một người viết hoặc đã chỉnh sửa.
Tạm dừng tự động hóa
-
Trong Settings → Automations, tìm khung Automations ở trên cùng. Nhãn của khung là Automations on hoặc Automations off.
-
Để ghi lại lý do, nhập vào ô Comment (optional); khung sẽ hiện ghi chú đó làm lý do.
-
Chọn Turn automations off để tạm dừng. MX ngừng tự soạn và tự duyệt mọi việc mới; việc đang chạy vẫn hoàn tất.
Dữ liệu minh họa -
Chọn Turn automations on để bật lại.
Khi tự động hóa đang tắt, bạn vẫn có thể tự duyệt và gửi câu trả lời, và câu trả lời được gửi đi ngay. Quy tắc cho thay đổi địa điểm và lịch sử tự động hóa được trình bày trong chủ đề Settings và vai trò.