Protect - giữ thông tin hồ sơ Google đúng như bạn đã đặt

Vấn đề

Không chỉ bạn mới sửa được Hồ sơ doanh nghiệp trên Google. Bất kỳ ai có quyền chủ sở hữu hoặc quyền quản lý hồ sơ đều thay đổi được thông tin, khách hàng có thể đề xuất chỉnh sửa, còn Google có thể tự cập nhật hồ sơ dựa trên những nguồn khác mà Google tin cậy. Google giải thích điều này trong trang Tìm hiểu về nội dung cập nhật của Google về Trang doanh nghiệp. Phần lớn các thay đổi này vô hại. Nhưng không phải tất cả: số điện thoại sai, website cũ, giờ mở cửa bị đổi hay tên doanh nghiệp mới có thể đưa khách tới sai chỗ, và chẳng ai hay biết cho tới khi khách phàn nàn.

Làm thủ công thì sao

Nếu không có công cụ, phải có người thường xuyên mở từng hồ sơ, so tên, số điện thoại, website, địa chỉ, mô tả và giờ mở cửa với thông tin đúng, rồi sửa chỗ nào bị lệch. Với nhiều địa điểm, bước kiểm tra này rất dễ bị bỏ qua, và những người quản lý có quyền sửa hồ sơ (xem trang của Google về chủ sở hữu và người quản lý) chưa chắc đã là người biết giá trị đúng. Khi phát hiện ra thay đổi, hiếm khi có ghi chép cho biết đã đổi gì, đổi lúc nào và ai đã sửa lại.

Protect thay đổi điều gì

Protect theo dõi những trường hồ sơ bạn chọn, trên mọi địa điểm trong MX. Khi một trong các trường này bị đổi bên ngoài MX, trực tiếp trên Google hoặc qua đề xuất của Google, MX sẽ phát hiện, rồi báo cho bạn hoặc gửi giá trị của bạn trở lại Google, tùy chế độ bạn chọn cho trường đó. Mọi thay đổi MX phát hiện được, cùng kết quả xử lý, đều nằm trong một danh sách.

Bạn nhận được gì

• Thông tin quan trọng luôn đúng. Khóa những trường khách hàng dựa vào, rồi chọn cho từng trường: chỉ cần được báo khi có thay đổi, hay để MX khôi phục giá trị của bạn.
• Làm theo quy tắc bạn đặt, không phỏng đoán. Protect khôi phục theo quy tắc: đặt lại giá trị đang lưu cho đúng trường và địa điểm đó. Không có AI nào quyết định thay đổi nào cần hoàn tác.
• Để con người quyết định khi cần. Thay đổi nào cần người xem xét sẽ chờ owner hoặc admin. Họ có thể khôi phục giá trị của bạn hoặc giữ giá trị mới.
• Có ghi chép. Danh sách hoạt động cho biết đã thay đổi gì, ở đâu và được xử lý ra sao.

Cách hoạt động trong MX

Mở Locations → Protect.

• Chọn chế độ cho từng trường. Trong Locked fields, đặt Name, Phone, Website, Address, Description và Hours ở Off, Notify hoặc Revert. Off: MX không theo dõi trường đó. Notify: MX ghi thay đổi vào Activity và thêm cảnh báo Protect vào mục Needs attention trên Dashboard cho owner và admin, không gửi gì lên Google. Revert: MX tự động gửi giá trị được bảo vệ trở lại Google, rồi kiểm tra xem Google đã hiển thị giá trị đó chưa. Khi bạn chọn Revert cho Name hoặc Address, MX yêu cầu xác nhận, vì đổi tên hoặc địa chỉ trên Google có thể khiến địa điểm phải xác minh lại.
• Bắt đầu từ giá trị đúng. Sau khi bạn khóa một trường, Protect bắt đầu bảo vệ từ lần MX kiểm tra Google kế tiếp. Lần kiểm tra đầu tiên này lấy giá trị hiện có trên Google của từng địa điểm làm giá trị được bảo vệ và không khôi phục gì, nên hãy chắc chắn thông tin trên Google đã đúng trước khi khóa. Trang Protect cho biết lần gần nhất MX kiểm tra Google.
• Khôi phục hoặc giữ. Mỗi thay đổi trong Activity ghi địa điểm, trường, giá trị trên Google và giá trị được bảo vệ, đồng thời cho biết hồ sơ bị sửa trực tiếp trên Google hay đang hiển thị giá trị do chính Google đề xuất. Owner hoặc admin có thể chọn Restore để gửi giá trị được bảo vệ trở lại, hoặc Keep Google’s value để lấy giá trị trên Google làm giá trị được bảo vệ mới. Giữ đề xuất của Google đồng nghĩa với chấp nhận đề xuất đó trên Google; giữ một chỉnh sửa trên hồ sơ thì MX không gửi gì lên Google.
• Thay đổi trong MX vẫn qua Approvals. Khi ai đó sửa một trường bị khóa ngay trong MX, hoặc gửi yêu cầu Bulk Update có đổi trường đó, thay đổi vẫn tới Approvals như bình thường, nhưng chỉ owner hoặc admin mới được quyết định. Approver sẽ thấy lý do, và không quy tắc tự động nào duyệt được thay đổi này. Với Bulk Update, owner hoặc admin quyết định cho toàn bộ yêu cầu. Thay đổi đã duyệt, khi được áp dụng, sẽ thành giá trị được bảo vệ mới, nên Protect không bao giờ hoàn tác thay đổi của chính bạn.
• Theo dõi hoạt động. Bốn ô số liệu ở đầu trang đếm số địa điểm được bảo vệ, số thay đổi đã phát hiện, số thay đổi đã khôi phục và số thay đổi cần xử lý. Lọc danh sách theo trường và kết quả, hoặc chọn một địa điểm hay một nhóm. Trang của từng địa điểm cũng hiện các sự kiện Protect gần nhất trong Location change activity, còn trong lịch sử Approvals, các lần khôi phục tự động được ghi là “Restored by Protect”.

Ai dùng được

Protect thuộc gói Business. Chỉ owner và admin thấy Locations → Protect, đặt chế độ và quyết định các thay đổi; các vai trò khác không có trang này. Ai mở được một địa điểm thì thấy các sự kiện Protect gần nhất trên trang của địa điểm đó.

Giới hạn hiện tại

• Protect áp dụng cho sáu trường: tên, số điện thoại chính, website, địa chỉ, mô tả và giờ mở cửa thường lệ trong tuần. Protect không bảo vệ mã cửa hàng, danh mục, giờ đặc biệt, thuộc tính, số điện thoại phụ và ảnh.
• Mỗi chế độ áp dụng chung cho mọi địa điểm, không đặt riêng được cho từng địa điểm.
• MX phát hiện thay đổi từ bên ngoài khi kiểm tra Google, không phải ngay lúc thay đổi xảy ra.
• Lần kiểm tra đầu tiên ghi lại giá trị hiện có trên Google và không khôi phục gì.
• Lần khôi phục nào không chạy được có thể chuyển thành thông báo. Nếu cùng một trường ở một địa điểm bị đổi nhiều lần, Protect tạm dừng tự động khôi phục ở địa điểm đó cho tới khi owner hoặc admin quyết định.
• Thay đổi do Google đề xuất từ trước khi bắt đầu bảo vệ không bao giờ được tự động khôi phục, và khi tạm dừng tự động hóa, các lần khôi phục cũng bị giữ lại.
• Chưa xuất được danh sách hoạt động ra tệp.

Cần biết

• Chuyển một trường từ Notify sang Revert chỉ áp dụng cho các thay đổi phát hiện sau thời điểm chuyển. Đặt một trường về Off sẽ đóng các thay đổi còn mở của trường đó.
• Tự động khôi phục chạy dưới thẩm quyền của người đã chọn Revert. Nếu người đó không còn là owner hoặc admin, các lần khôi phục cho trường đó bị giữ lại cho tới khi một owner hoặc admin khác xác nhận thiết lập bằng tên của mình.
• Xem hướng dẫn từng bước trong Chọn các trường Protect khóa và Xử lý thay đổi ở một trường bị khóa.