Phê duyệt câu trả lời đánh giá trước khi đăng

Vấn đề

Câu trả lời cho một đánh giá Google là công khai và đại diện cho cả doanh nghiệp. Một câu trả lời sai giọng, một lời hứa địa điểm không giữ được hay một chi tiết lẽ ra phải giữ kín có thể gây hại hơn chính đánh giá đó. Chủ doanh nghiệp hay quản lý muốn mọi câu trả lời được người thứ hai xem qua, nhưng không thể tự viết hay tự kiểm tra từng câu.

Làm thủ công thì sao

Không có bước phê duyệt, bản nháp được gửi qua chat hoặc email, quản lý trả lời khi có thời gian, rồi ai đó dán nội dung đã thống nhất vào Google. Khó biết bản nháp nào còn đang chờ, bản nào đã bị sửa và ai đã đồng ý. Bản nháp AI làm khối lượng lớn hơn chứ không nhỏ đi, vì mỗi bản vẫn cần một người đọc.

Approvals thay đổi điều gì

Trong MX, câu trả lời đã gửi không đi thẳng tới Google. Nó chờ trong Approvals cho tới khi owner, admin hoặc approver chấp nhận hay từ chối. Người duyệt thấy đánh giá gốc cạnh câu trả lời đề xuất, có thể duyệt nhiều câu một lúc, và mỗi quyết định được ghi lại cùng người quyết định và ngày.

Bạn nhận được gì

• Không có gì công khai mà chưa kiểm tra. Câu trả lời chỉ tới Google sau khi người có quyền phê duyệt đồng ý, hoặc theo một quy tắc tự động mà owner hay admin chủ động bật.
• Một hàng chờ cho cả đội. Câu trả lời đánh giá, cập nhật địa điểm và yêu cầu Bulk Update chờ ở cùng một nơi.
• Lưu lại các quyết định. Mỗi mục cho biết ai tạo, ai phê duyệt hoặc từ chối, và vào lúc nào.

Cách hoạt động trong MX

Bước 1: Quyết định ai phê duyệt

Mỗi thành viên có một vai trò cho toàn công ty: owner, admin, approver, editor hoặc viewer. Owner, admin và approver phê duyệt hoặc từ chối được câu trả lời. Chỉ owner viết, tạo bằng AI và gửi câu trả lời đánh giá, còn owner và admin sửa được câu trả lời đang chờ duyệt. Hãy giao vai trò approver cho những người cần ký duyệt mà không tự viết câu trả lời.

Bước 2: Chọn điều gì vào hàng chờ

Owner và admin đặt phần này trong Settings → Automations, mục Review reply automation. Quy tắc áp dụng cho mọi địa điểm của công ty.

• Draft replies cho phép MX tạo bản nháp AI cho đánh giá mới.
• Submit AI drafts for approval gửi các bản nháp đó vào Approvals cho mọi đánh giá (1–5★), chỉ đánh giá tích cực (4–5★), hoặc không gửi.
• Approve & send automatically duyệt câu trả lời mà không cần người, theo cùng các lựa chọn số sao, cho riêng bản nháp AI chưa chỉnh sửa hoặc cho cả bản nháp AI lẫn câu trả lời do người gửi.

Câu trả lời không thuộc quy tắc tự động nào sẽ chờ người duyệt trong Approvals. Các mẫu cài đặt sẵn Full automation, Always require approval và Auto reply only đặt cả ba công tắc trong một bước.

Bước 3: Xử lý hàng chờ

Mở Approvals ở thanh bên. Danh sách có phần Needs review và phần History. Lọc theo Feature (Review replies, Location updates hoặc Media uploads), theo Status và theo Creation source (Manual hoặc Automation).

Mở một mục bằng View detail để đọc đánh giá, số sao và địa điểm cạnh câu trả lời đề xuất, có nhãn AI-drafted hoặc Manual draft. Phê duyệt hoặc từ chối ngay trên thẻ hoặc trong trang chi tiết. Để quyết định nhiều câu trả lời một lúc, hãy chọn chúng rồi bấm Approve selected hoặc Reject selected.

Bước 4: Điều gì xảy ra tiếp theo

Câu trả lời đã duyệt chuyển sang In progress trong Review Inbox trong khi MX chuyển nó tới Google, và sang Replied khi nó đã có trên hồ sơ. Câu trả lời bị từ chối, kèm lý do bạn nhập, quay về Draft trong Review Inbox. Trong History, mỗi mục cho biết ai đã quyết định và vào lúc nào.

Giới hạn hiện tại

• Quy tắc phê duyệt áp dụng cho toàn công ty; chưa có cài đặt yêu cầu phê duyệt cho riêng một số địa điểm.
• Vai trò áp dụng cho toàn công ty; không giới hạn được approver theo địa điểm hoặc nhóm.
• Approvals chưa có bộ lọc theo địa điểm hoặc nhóm.
• Quy tắc tự động chỉ chọn đánh giá theo số sao (tất cả hoặc 4–5★), không theo chủ đề.
• Chưa có một dòng thời gian theo dõi một câu trả lời từ bản nháp tới lúc đăng.
• Yêu cầu Bulk Update được duyệt từng cái một, không chọn nhiều cùng lúc.